E-Rechnungspflicht in Deutschland: Fristen, Formate und was Sie jetzt tun müssen

Was zählt überhaupt als E-Rechnung?

Der häufigste Irrtum zuerst: Eine Rechnung als PDF per E-Mail zu verschicken, ist keine E-Rechnung. Im Sinne des Gesetzes ist das eine „sonstige Rechnung", genau wie Papier. Eine echte E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz, den Software automatisch auslesen und prüfen kann, festgelegt in der europäischen Norm EN 16931.

In Deutschland sind zwei Formate maßgeblich:

• XRechnung: ein reines XML-Format, verpflichtend vor allem im öffentlichen Auftragswesen. Es enthält keine sichtbare Seite, sondern nur strukturierte Daten.
• ZUGFeRD: ein Hybridformat, ein normales PDF (PDF/A-3), in das die strukturierten XML-Daten eingebettet sind. Menschen sehen ein PDF, die Software liest das XML.

Beide erfüllen die Anforderungen der E-Rechnungspflicht. Sie müssen also nicht beide beherrschen, aber empfangen können sollten Sie beide, weil Ihre Lieferanten unterschiedliche Formate schicken.

Wen betrifft die Pflicht, und wen nicht?

Betroffen sind inländische Umsätze zwischen Unternehmen (B2B), wenn beide Seiten in Deutschland ansässig sind. Die Empfangspflicht seit 2025 gilt dabei praktisch für alle: GmbHs, Einzelunternehmen, Freiberufler, Vermieter mit Umsatzsteueroption, Vereine mit wirtschaftlichem Geschäftsbetrieb, und auch Kleinunternehmer.

Ausgenommen sind unter anderem:

• Rechnungen an Endverbraucher (B2C),
• Kleinbetragsrechnungen bis 250 € (brutto),
• Fahrausweise,
• bestimmte steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8–29 UStG.

Kleinunternehmer nehmen eine Sonderrolle ein: Sie müssen E-Rechnungen empfangen können, sind aber von der Pflicht befreit, selbst welche auszustellen.

Was Sie jetzt konkret tun sollten

Auch wenn der Versand für viele erst 2027 oder 2028 Pflicht wird, ist der Empfang längst aktiv. Diese Schritte bringen Sie auf einen sicheren Stand:

1. Richten Sie einen Weg ein, über den E-Rechnungen ankommen und erfasst werden, etwa ein festes Postfach oder eine Software mit E-Mail-Abruf.
2. Stellen Sie sicher, dass eingehende Rechnungen geprüft werden (formale Gültigkeit nach KOSIT/EN 16931), bevor sie in die Buchhaltung gehen.
3. Archivieren Sie jede E-Rechnung im Originalformat, unveränderbar und GoBD-konform, nicht als Ausdruck.
4. Klären Sie mit Ihrer Steuerberatung, wie die Daten (z. B. per DATEV-Export) übergeben werden.
5. Planen Sie den Versand: Prüfen Sie rechtzeitig, ab wann Sie selbst E-Rechnungen ausstellen müssen.

Die Kurzfassung zum Abhaken haben wir in einer kostenlosen Checkliste zusammengestellt.

Die häufigsten Stolperfallen

• „PDF reicht doch." Ein PDF ohne strukturierte Daten erfüllt die Pflicht nicht. Das fällt spätestens beim Versand ab 2027/2028 auf die Füße.
• Empfang nicht eingerichtet. Die Empfangspflicht gilt bereits. Wer eine gültige E-Rechnung nicht annimmt, kann seinen Geschäftspartner nicht zur Papierrechnung zwingen, und riskiert Diskussionen um den Vorsteuerabzug.
• Falsche Aufbewahrung. Eine E-Rechnung muss im strukturierten Originalformat revisionssicher archiviert werden. Ein Ausdruck oder eine Kopie im normalen Ordner genügt den GoBD nicht. Die Aufbewahrungsfrist beträgt seit 2025 acht Jahre.
• Sensible Daten in der Cloud. Für Steuerkanzleien, Anwälte oder Ärzte sind Rechnungsdaten besonders schützenswert. Nicht jede Cloud-Lösung passt zu den Anforderungen an Berufsgeheimnisträger.

Was das für kleine Betriebe und Kanzleien heißt

Sie brauchen keine große ERP-Umstellung. Für viele Einzelunternehmen, Handwerksbetriebe und Kanzleien reicht ein Programm, das E-Rechnungen empfängt, prüft, archiviert und versendet, ohne monatliches Cloud-Abo und ohne dass die Daten das Haus verlassen.

Genau dafür haben wir ERIT gebaut: eine Windows-Software, die XRechnung und ZUGFeRD verarbeitet, jede eingehende Rechnung gegen die offiziellen KOSIT-Regeln prüft, GoBD-konform lokal archiviert und nach DATEV exportiert. Die Rechnungsdaten bleiben dabei zu 100 % auf Ihrem Rechner, nur die Lizenzprüfung geht online.