Warum der Empfang die dringendere Pflicht ist
In der öffentlichen Diskussion geht es fast immer um das Ausstellen von E-Rechnungen. Das ist verständlich, verdeckt aber die eigentliche Dringlichkeit. Der Versand wird stufenweise Pflicht: ab 2027 für Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz, ab 2028 für alle. Der Empfang dagegen ist seit dem 1. Januar 2025 aktiv, ohne Übergangsfrist und ohne Umsatzgrenze.
Praktisch heißt das: Ein Lieferant darf Ihnen ab sofort eine XRechnung oder ZUGFeRD-Rechnung schicken, und Sie müssen sie annehmen und verarbeiten können. Sie können nicht auf einer Papier- oder PDF-Rechnung bestehen.
Was ein Eingangskanal können muss
Ein tragfähiger Eingangsweg für E-Rechnungen erfüllt vier Dinge:
- Zuverlässig erreichbar. Ein fester Kanal, den alle Lieferanten kennen, typischerweise ein eigenes Rechnungspostfach, das automatisch abgerufen wird, nicht das persönliche Postfach einer Mitarbeiterin.
- Beide Formate. XRechnung (reines XML) und ZUGFeRD (PDF/A-3 mit eingebettetem XML) kommen beide vor. Sie können nicht steuern, was Ihre Lieferanten schicken.
- Prüfung vor der Verbuchung. Eine formal fehlerhafte Rechnung sollte auffallen, bevor sie in die Buchhaltung läuft, nicht erst bei der Betriebsprüfung.
- Archivierung im Originalformat. Das eingegangene XML ist das Original. Ein daraus erzeugtes PDF ist es nicht.
Die drei üblichen Wege
1. E-Mail-Postfach mit automatischem Abruf. Der in Deutschland mit Abstand
häufigste Weg. Ein IMAP-Postfach wie rechnung@ihre-firma.de wird von der Software
regelmäßig abgeholt, Anhänge werden erkannt und eingelesen. Unaufwendig, weil Ihre Lieferanten
nichts Neues lernen müssen.
2. Manueller Import. Datei per Drag-and-drop in die Software ziehen. Als alleiniger Weg fehleranfällig, als Ergänzung sinnvoll, etwa für Rechnungen, die über ein Kundenportal kommen.
3. Peppol. Ein europäisches Netzwerk mit eigenen Teilnehmer-IDs. Im deutschen Mittelstand bisher vor allem dort relevant, wo öffentliche Auftraggeber oder große Konzerne es verlangen.
ERIT deckt Weg 1 und 2 ab: ein IMAP-Posteingang, der automatisch abgerufen wird, plus manuellen Import, und legt beides ohne Umweg im GoBD-Archiv ab.
Vier Fehler, die teuer werden
- Die Rechnung ablehnen. Wer eine gültige E-Rechnung nicht annimmt, kann seinen Geschäftspartner nicht zur Papierrechnung zwingen und riskiert Diskussionen um den Vorsteuerabzug.
- Nur das PDF behalten. Bei ZUGFeRD ist das XML im PDF der rechtlich maßgebliche Datensatz. Wer das PDF ausdruckt oder neu erzeugt, verliert ihn.
- Ins normale Dateisystem ablegen. E-Rechnungen müssen im strukturierten Originalformat unveränderbar und GoBD-konform aufbewahrt werden. Die Aufbewahrungsfrist beträgt seit 2025 acht Jahre.
- Ungeprüft verbuchen. Fehlt eine Pflichtangabe, ist der Vorsteuerabzug angreifbar. Eine automatische Prüfung nach EN 16931 fängt das vorab ab.
Hinweis: Dieser Ratgeber gibt einen allgemeinen Überblick (Stand: August 2026) und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Für Ihren konkreten Fall wenden Sie sich bitte an Ihre Steuerberatung.