Die Sonderrolle in einem Satz
Kleinunternehmer sind von der Ausstellungspflicht befreit: Sie dürfen weiterhin eine normale Rechnung oder ein PDF schicken. Die Empfangspflicht dagegen gilt ohne Sonderregel, seit dem 1. Januar 2025, ohne Umsatzgrenze, ohne Übergangsfrist.
Der Grund ist einleuchtend: Ihre Lieferanten sind oft ganz normale Unternehmen, die ab 2027 oder 2028 E-Rechnungen ausstellen müssen. Deren Pflicht läuft ins Leere, wenn die Gegenseite nicht empfangen kann.
Was Sie tatsächlich brauchen
Deutlich weniger, als die Werbung nahelegt. Für die Empfangsseite reicht ein Weg, der drei Dinge kann:
- XRechnung (XML) und ZUGFeRD (PDF mit XML) annehmen und lesbar machen,
- die Rechnung im Originalformat ablegen, nicht als Ausdruck,
- sie acht Jahre unveränderbar und auffindbar halten.
Ein Monatsabo für ein Rechnungsprogramm, das Sie zum Schreiben Ihrer eigenen Rechnungen gar nicht brauchen, ist dafür nicht erforderlich.
Die häufigste Fehlannahme
„Ich bin Kleinunternehmer, mich betrifft das nicht.“ Das stimmt für die Hälfte, die am meisten diskutiert wird, und nicht für die Hälfte, die schon gilt.
Praktisch fällt es dann auf, wenn ein Lieferant eine XRechnung schickt, die im E-Mail-Postfach als unlesbare XML-Datei landet. Wer sie ausdruckt und ablegt, hat sie formal nicht ordnungsgemäß aufbewahrt: der strukturierte Datensatz ist das Original.
Und wenn Sie die Kleinunternehmergrenze überschreiten?
Dann entfällt die Befreiung, und Sie fallen unter die allgemeinen Fristen für den Versand. Wer den Empfang bereits sauber aufgesetzt hat, muss dann nur noch die Ausgangsseite ergänzen, statt beides gleichzeitig unter Zeitdruck zu bauen.
ERIT deckt beide Seiten ab und ist ein Einmalkauf ohne Monatsabo: E-Rechnungen empfangen, prüfen, GoBD-konform lokal archivieren, und wenn es so weit ist, auch ausstellen und versenden.
Hinweis: Dieser Ratgeber gibt einen allgemeinen Überblick (Stand: August 2026) und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Für Ihren konkreten Fall wenden Sie sich bitte an Ihre Steuerberatung.