Das Originalformat ist der Datensatz, nicht die Ansicht
Das ist der Punkt, an dem in der Praxis die meisten Archive scheitern. Bei einer E-Rechnung ist der strukturierte Datensatz das Original:
- Bei XRechnung ist es die XML-Datei selbst.
- Bei ZUGFeRD ist es das XML im PDF/A-3. Das PDF ist die menschenlesbare Hülle; entfernt oder ersetzt man sie, muss das eingebettete XML erhalten bleiben.
Eine hübsche PDF-Ansicht, die Ihre Software aus dem XML erzeugt, ist eine Ansicht, kein Original. Sie dürfen sie zusätzlich aufbewahren, aber nicht anstelle des Datensatzes.
Was die GoBD konkret verlangen
Vier Anforderungen entscheiden darüber, ob ein Archiv einer Betriebsprüfung standhält:
- Unveränderbarkeit. Ein einmal abgelegter Beleg darf nachträglich nicht still verändert werden können. Ein gewöhnlicher Windows-Ordner erfüllt das nicht: dort kann jede Datei ersetzt werden, ohne dass es auffällt.
- Vollständigkeit. Jeder empfangene Beleg muss erfasst sein, lückenlos.
- Nachvollziehbarkeit. Es muss protokolliert sein, wann welcher Beleg eingegangen ist und was mit ihm passiert ist.
- Maschinelle Auswertbarkeit. Der Prüfer muss die Daten lesen und durchsuchen können, nicht nur einzelne Dateien geöffnet bekommen.
Acht Jahre, nicht mehr zehn
Die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen wurde zum 1. Januar 2025 von zehn auf acht Jahre verkürzt. Für andere Unterlagenarten gelten weiterhin abweichende Fristen. Die Verkürzung betrifft Rechnungen, nicht pauschal alles.
Praktisch heißt acht Jahre: Das Archiv muss über einen Zeitraum lesbar bleiben, in dem sich Betriebssysteme, Dateiformate und womöglich Ihr Softwareanbieter ändern. Ein Archiv, das nur innerhalb eines laufenden Cloud-Abos zugänglich ist, ist an dieser Stelle ein Risiko.
Warum lokale Archivierung hier ein Vorteil ist
Ein Archiv, das als Ordnerstruktur mit Prüfsummen auf Ihrem eigenen Rechner liegt, bleibt lesbar, solange Sie den Datenträger haben, unabhängig davon, ob ein Vertrag läuft. Sie können es sichern, auf ein NAS spiegeln und bei einer Prüfung ohne Zugangsdaten Dritter vorlegen.
ERIT legt jede eingegangene und versendete Rechnung im Originalformat in ein lokales GoBD-Archiv mit Protokoll und Prüfsummen. Es gibt keinen Cloud-Zwischenschritt: Wenn Ihr Internet ausfällt, ist Ihr Archiv trotzdem da.
Hinweis: Dieser Ratgeber gibt einen allgemeinen Überblick (Stand: August 2026) und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Für Ihren konkreten Fall wenden Sie sich bitte an Ihre Steuerberatung.