Was eine EXTF-Datei ist
EXTF ist das Austauschformat, mit dem Buchungsstapel nach DATEV importiert werden. Technisch eine CSV-Datei mit einem Kopfsatz, der Mandantennummer, Beraternummer, Wirtschaftsjahr und Sachkontenlänge enthält, und darunter je eine Zeile pro Buchung.
Klingt simpel, ist in den Details streng: Der Kopfsatz muss stimmen, Beträge und Datumsangaben folgen festen Formaten, und ein Buchungsstapel darf nicht über eine Wirtschaftsjahresgrenze hinweg laufen, sonst weist DATEV die Datei zurück.
Der Buchungsschlüssel ist die häufigste Fehlerquelle
Der Buchungsschlüssel (BU) sagt DATEV, wie ein Umsatz steuerlich zu behandeln ist. Er muss zur Umsatzsteuerkategorie der Originalrechnung passen, und genau hier gehen in der Praxis Informationen verloren.
Kritisch sind die Fälle, in denen nicht der Rechnungssteller die Steuer schuldet:
- Reverse Charge bei Leistungen aus dem EU-Ausland,
- § 13b UStG bei Bauleistungen im Inland,
- steuerfreie Umsätze und innergemeinschaftliche Lieferungen.
Wird hier ein falscher oder gar kein BU-Schlüssel gesetzt, landet die Buchung mit dem falschen Steuerausweis in der Kanzlei und muss dort von Hand korrigiert werden. ERIT leitet den Steuerschlüssel deshalb aus der Umsatzsteuerkategorie der Originalrechnung ab, nicht aus einer Schätzung anhand des Steuersatzes.
Belegbilder mitgeben
Ein Buchungsstapel ohne Belege zwingt die Kanzlei zum Nachfragen. Üblich ist deshalb, den Export als ZIP zu übergeben: die EXTF-Datei plus die zugehörigen Belegdateien, verknüpft über das Belegfeld.
Bei E-Rechnungen sollte der Beleg das strukturierte Original sein oder es mindestens enthalten, nicht nur eine erzeugte PDF-Ansicht, die den Datensatz verliert.
Was Sie mit Ihrer Kanzlei klären sollten
Der Export lässt sich erst sauber aufsetzen, wenn drei Dinge feststehen. Fragen Sie Ihre Steuerkanzlei nach:
- Berater- und Mandantennummer sowie der Sachkontenlänge (vier- oder fünfstellig), die stehen im Kopfsatz und müssen exakt stimmen.
- Kontenrahmen (SKR03 oder SKR04) und den gewünschten Gegenkonten.
- Übergabeweg und Rhythmus, monatlich als ZIP, oder laufend.
ERIT erzeugt den EXTF-Export mitsamt Beleg-ZIP direkt aus dem GoBD-Archiv; Berater- und Mandantennummer, Kontenrahmen und Gegenkonten werden einmal hinterlegt.
Hinweis: Dieser Ratgeber gibt einen allgemeinen Überblick (Stand: August 2026) und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Für Ihren konkreten Fall wenden Sie sich bitte an Ihre Steuerberatung.