Zwei Rollen, zwei Baustellen
Als Unternehmen unterliegt die Kanzlei denselben Regeln wie alle: Empfang seit 2025 Pflicht, Versand ab 2027 beziehungsweise 2028, Archivierung im Originalformat.
Als Dienstleister kommt die eigentliche Arbeit: Mandanten liefern E-Rechnungen an, in beiden Formaten, in unterschiedlicher Qualität, über unterschiedliche Wege. Wer das nicht standardisiert, ersetzt den alten Papierstapel durch einen unsortierten Datenstapel.
Warum Mandantendaten hier besonders sind
Steuerberater sind nach § 203 StGB zur Verschwiegenheit verpflichtet, und § 57 StBerG verlangt die gewissenhafte Berufsausübung. Mandantenbelege sind damit nicht einfach Geschäftsunterlagen, sondern anvertraute Geheimnisse.
Das verbietet Cloud-Verarbeitung nicht, es macht sie aber zu einer Entscheidung, die begründet, vertraglich abgesichert (Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO) und gegenüber Mandanten vertretbar sein muss. Eine lokale Verarbeitung nimmt diese Frage aus der Gleichung: Was den Kanzleirechner nicht verlässt, muss auch nicht abgesichert werden.
Ein Ablauf, der skaliert
In der Praxis trägt dieser Weg:
- Ein fester Eingangskanal pro Mandant, ein Postfach, das automatisch abgerufen wird, statt Belege aus WhatsApp, E-Mail-Anhängen und USB-Sticks einzusammeln.
- Prüfung beim Eingang, nicht beim Buchen. Fehlerhafte Belege gehen zurück, solange der Mandant den Vorgang noch präsent hat.
- Kategorien und Gegenkonten einmal hinterlegen, statt bei jedem Beleg neu zu entscheiden.
- Buchungsstapel als EXTF plus Beleg-ZIP statt Einzelübergaben.
Der DATEV-Export ist dabei die Stelle, an der sich Sorgfalt am schnellsten auszahlt, vor allem beim Buchungsschlüssel für Reverse-Charge- und §-13b-Fälle, der aus der Umsatzsteuerkategorie der Originalrechnung stammen muss und nicht aus dem Steuersatz geraten werden darf.
Was bei Ihnen ankommt
Der Punkt, an dem sich entscheidet, ob eine Empfehlung Ihnen Arbeit spart oder neue macht. Deshalb hier die Übergabe im Detail, nicht als „Steuerberater-Schnittstelle“:
| Was | Format | Anmerkung |
|---|---|---|
| Buchungsstapel | DATEV EXTF, Header 700, Formatversion 13 | Windows-1252, CRLF, semikolongetrennt - wie ein DATEV-Eigenexport. Über Wirtschaftsjahresgrenzen hinweg wird automatisch in getrennte Dateien geteilt. |
| Steuerschlüssel | BU-Schlüssel nach amtlicher Liste | Dok.-Nr. 1008613. Reverse-Charge (§ 13b) und innergemeinschaftlicher Erwerb werden gesondert geschlüsselt; unklare Kombinationen brechen den Export ab, statt still falsch zu buchen. |
| Kreditoren | DebKred-Stammdaten | Lieferanten werden aus den eingegangenen Rechnungen erkannt; Konto und Gegenkonto legt der Mandant einmalig fest. |
| Belege | Beleg-ZIP, optional | Die strukturierten Originaldateien, über Belegfeld 1 mit der Buchung verknüpft. |
| Nachweis je Rechnung | Archiv-ID + Prüfergebnis | Zu jeder Buchung ist nachvollziehbar, welche Datei ihr zugrunde liegt und mit welchem Ergebnis sie gegen die KOSIT-Regeln geprüft wurde. |
| Turnus | manuell oder zeitgesteuert | Der Mandant exportiert selbst - auf Knopfdruck oder automatisch nach Zeitplan. Sie erhalten die Dateien auf dem Weg, den Sie ohnehin nutzen. |
Der Buchungsstapel ist anhand der Feldtabellen des DATEV-Entwicklerportals umgesetzt. Bevor Sie ERIT breit empfehlen, importieren Sie bitte einen Stapel testweise in Ihre eigene Umgebung - das ist bei jeder Schnittstelle der ehrlichste Test, und wir sagen Ihnen lieber vorher, dass Sie ihn machen sollten.
Einen Mandanten aufsetzen
Für Sie fällt dabei keine technische Arbeit an. Sie müssen nichts installieren, nichts freischalten und keinen Vertrag schließen.
- Mandant installiert ERIT auf einem Windows-Arbeitsplatz und testet 30 Tage kostenlos.
- Postfach eintragen. Ab dann holt ERIT eingehende E-Rechnungen selbstständig ab.
- Konten festlegen. Sie nennen dem Mandanten einmalig den Kontenrahmen und die Gegenkonten; er trägt sie ein.
- Ersten Stapel schicken lassen und probeweise importieren. Danach läuft es im vereinbarten Turnus.
Wenn Sie das für mehrere Mandanten zugleich betreiben wollen, schreiben Sie uns: Ein Mehr-Mandanten-Paket ist geplant, aber wir bauen es erst, wenn genug Kanzleien gesagt haben, wie es aussehen muss. kontakt@erit-erechnung.de
Was ERIT hier übernimmt
ERIT ist als lokale Windows-Software gebaut: IMAP-Posteingang je Postfach, KOSIT-Validierung jeder eingehenden Rechnung, GoBD-Archiv mit Protokoll und Prüfsummen, DATEV-EXTF-Export mit Beleg-ZIP, Gegenkonten und Kreditorenkonten. Die Mandantendaten bleiben dabei auf dem Kanzleirechner; online geht nur die Lizenzprüfung.
Hinweis: Dieser Ratgeber gibt einen allgemeinen Überblick (Stand: August 2026) und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Für Ihren konkreten Fall wenden Sie sich bitte an Ihre Steuerberatung.