Woher der Eindruck kommt, es müsse Cloud sein
Fast alle bekannten Anbieter in diesem Markt sind Cloud-Dienste mit Monatsabo. Das ist eine Geschäftsmodell-Entscheidung der Anbieter, keine Anforderung des Gesetzgebers. Weil aber alle Werbung aus derselben Richtung kommt, entsteht der Eindruck, E-Rechnung sei ohne Cloud nicht machbar.
Sie ist es. Die Anforderungen aus § 14 UStG und den GoBD richten sich an das Ergebnis (strukturiertes Format, Unveränderbarkeit, Nachvollziehbarkeit, Auffindbarkeit), nicht an den Serverstandort.
Wann lokal die bessere Wahl ist
Lokale Verarbeitung spielt ihre Stärken dort aus, wo Rechnungsdaten selbst schützenswert sind oder wo Verfügbarkeit zählt:
- Berufsgeheimnisträger. Bei Ärzten, Anwälten und Steuerberatern verrät schon die Rechnung, wer Mandant oder Patient ist. Dazu unten mehr.
- Lange Aufbewahrung. Acht Jahre sind länger als viele Abo-Beziehungen. Ein lokales Archiv bleibt lesbar, auch wenn ein Vertrag endet.
- Unzuverlässiges Netz. Auf der Baustelle oder in ländlichen Lagen ist eine Software, die offline arbeitet, schlicht robuster.
- Einmalkauf statt Abo. Kalkulierbar statt laufend.
Der Punkt, der Berufsgeheimnisträger betrifft
Wer nach § 203 StGB zur Verschwiegenheit verpflichtet ist, also Ärzte, Zahnärzte, Psychotherapeuten, Rechtsanwälte und Steuerberater, gibt mit einer Rechnung mehr preis als Beträge. Aus Name, Leistungsdatum und Position ergibt sich, wer wann in Behandlung oder Beratung war.
Werden solche Daten an einen Dienstleister ausgelagert, ist das datenschutzrechtlich über eine Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO abzubilden, und berufsrechtlich sind zusätzlich die Anforderungen an das Einbeziehen mitwirkender Personen zu beachten. Machbar, aber Aufwand, den man sich spart, wenn die Daten das Haus nicht verlassen.
Bleibt die Verarbeitung lokal, entfällt die Übermittlung an Dritte für diesen Schritt schlicht.
Worauf Sie bei einer lokalen Lösung achten sollten
- Läuft wirklich alles lokal? Manche „lokalen“ Programme schicken Belege trotzdem zur Verarbeitung an einen Server. Fragen Sie konkret, was wohin geht.
- Ist das Archiv ohne die Software lesbar? Ein Archiv, das nur die Herstellersoftware öffnen kann, ist auf acht Jahre ein Risiko.
- Wie kommen Updates? Signiert und nachvollziehbar, nicht als beliebige Downloads.
- Was passiert bei Lizenzende? Bleiben Ihre Daten zugänglich?
Bei ERIT bleiben alle Rechnungs- und Geschäftsdaten auf Ihrem Windows-Rechner: eingebettete Datenbank, lokaler Archivordner. Online geht ausschließlich die Lizenzprüfung, plus eine anonyme Update-Abfrage, die sich abschalten lässt. Details stehen in der Datenschutzerklärung.
Hinweis: Dieser Ratgeber gibt einen allgemeinen Überblick (Stand: August 2026) und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Für Ihren konkreten Fall wenden Sie sich bitte an Ihre Steuerberatung.