EN 16931 und was KOSIT damit zu tun hat
EN 16931 ist die europäische Norm, die festlegt, welche Felder eine E-Rechnung enthalten muss und wie sie heißen. Sie ist die gemeinsame Grundlage von XRechnung und ZUGFeRD.
Die KOSIT (Koordinierungsstelle für IT-Standards) veröffentlicht dazu die offiziellen Prüfregeln als Schematron-Regelsätze. Das ist der Maßstab, gegen den in Deutschland geprüft wird: Dieselben Regeln, die ein öffentlicher Auftraggeber anwendet, können Sie auf Ihren Rechnungseingang anwenden.
Drei Stufen der Prüfung
1. Ist die Datei technisch in Ordnung? Wohlgeformtes XML, gültig gegen das Schema, korrektes Profil. Scheitert das, ist die Datei gar keine verwertbare E-Rechnung.
2. Erfüllt sie die Geschäftsregeln? Hier greifen die KOSIT-Schematron-Regeln: Stimmen die Summen? Passt der Steuersatz zur Steuerkategorie? Ist bei einer Behördenrechnung die Leitweg-ID vorhanden? Diese Fehler sind die häufigsten und die folgenreichsten.
3. Stimmt es inhaltlich? Ist die Leistung so erbracht, ist der Preis richtig, gehört die Rechnung überhaupt zu Ihnen? Das kann keine Software entscheiden.
Warum das am Vorsteuerabzug hängt
Der Vorsteuerabzug setzt eine ordnungsgemäße Rechnung mit allen Pflichtangaben voraus. Fehlt eine, ist der Abzug angreifbar, und das fällt oft erst bei der Betriebsprüfung auf, wenn eine Korrektur beim Lieferanten mühsam bis unmöglich geworden ist.
Eine automatische Prüfung im Moment des Eingangs dreht das um: Sie sehen den Fehler, solange die Rechnung noch frisch ist und ein Anruf beim Lieferanten genügt.
Prüfung in der Praxis
ERIT validiert jede eingehende Rechnung automatisch gegen die offiziellen KOSIT-Regeln und zeigt Fehler und Warnungen im Klartext an, mit Angabe des betroffenen Feldes nach EN-16931- Notation (etwa BT-151 für die Steuerkategorie), damit Ihr Lieferant weiß, was er korrigieren muss.
Zum schnellen Nachsehen ohne Installation gibt es außerdem unseren kostenlosen XRechnung-Viewer: Datei ins Browserfenster ziehen, Inhalt und Pflichtangaben ansehen. Die Datei wird dabei nicht hochgeladen, sondern ausschließlich lokal in Ihrem Browser gelesen.
Hinweis: Dieser Ratgeber gibt einen allgemeinen Überblick (Stand: August 2026) und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Für Ihren konkreten Fall wenden Sie sich bitte an Ihre Steuerberatung.