Reicht Outlook für E-Rechnungen?
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Kurz gesagt: Zum Empfangen reicht Outlook. Zum Aufbewahren nicht. Die Empfangspflicht ist mit einem Postfach erfüllt — die Aufbewahrungspflicht, die Unveränderbarkeit und die Übergabe an die Buchhaltung sind es nicht. Diese Seite sagt, wo genau die Grenze verläuft.
Was an „Outlook reicht“ stimmt
Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Der Gesetzgeber schreibt dafür kein Produkt und kein bestimmtes Verfahren vor. Ein gewöhnliches E-Mail-Postfach, das eine XRechnung oder ein ZUGFeRD-PDF entgegennimmt, genügt dieser Anforderung.
Wer also sagt, Outlook reiche für den Empfang, hat recht. Das ist keine Werbebehauptung, sondern die Rechtslage — und es ist der Grund, warum viele Betriebe Anfang 2025 zu Recht nichts unternommen haben.
Wo die Pflicht weitergeht
Der Empfang ist der erste von vier Schritten. Die übrigen drei erledigt ein Postfach nicht:
| Aufgabe | Outlook allein | Was verlangt wird |
|---|---|---|
| Empfangen | erfüllt | Ein Postfach, das strukturierte Rechnungen annimmt. |
| Lesen & prüfen | teilweise | Eine XRechnung ist eine XML-Datei. Ein Viewer oder Add-in macht sie lesbar; ob sie den Regeln der EN 16931 und den deutschen BR-DE-Regeln entspricht, prüft er meist nicht vollständig. |
| Unveränderbar aufbewahren | nicht erfüllt | Acht Jahre, im strukturierten Originalformat, nachvollziehbar und vollständig. In einem Postfach lässt sich löschen und verschieben, ohne dass es jemand nachvollziehen kann. |
| An die Buchhaltung übergeben | nicht erfüllt | Ihr Steuerbüro braucht vollständige, lesbare, verarbeitbare Belege — und einen verlässlichen Übergabeweg, nicht einen weitergeleiteten Anhang. |
Die drei Punkte, an denen es in der Prüfung eng wird
1. Unveränderbarkeit
Die GoBD verlangen, dass ein Beleg nach dem Eingang nicht mehr unbemerkt verändert oder entfernt werden kann. Ein Postfach ist genau dafür nicht gebaut: Nachrichten lassen sich löschen, verschieben und ersetzen, und niemand kann später zeigen, dass das nicht geschehen ist. Ein Ordner „Rechnungen 2026“ auf dem Server ändert daran nichts.
2. Das Original, nicht der Ausdruck
Aufzubewahren ist die strukturierte Datei selbst — die XML-Datei der XRechnung, beziehungsweise das ZUGFeRD-PDF mitsamt eingebettetem XML. Ein Ausdruck oder ein separat gespeichertes PDF ist eine Ansicht des Belegs, nicht der Beleg. Das ist der häufigste Fehler: Die Rechnung wird als PDF abgelegt und die XML-Datei mit der Mail gelöscht.
3. Die Verfahrensdokumentation
Ein Betriebsprüfer fragt nicht nur nach den Belegen, sondern nach dem Verfahren: Wo gehen Rechnungen ein, wer prüft sie, wie werden sie aufbewahrt, wie kommen sie in die Buchhaltung? Das gehört schriftlich festgehalten. „Liegt bei uns in Outlook“ ist keine Verfahrensdokumentation.
Ein häufiges Missverständnis: „Das macht mein Steuerberater.“ Ihr Steuerberater bucht. Die Pflicht, den Beleg im Original aufzubewahren, bleibt bei Ihnen — auch wenn die Kanzlei eine Kopie hat.
Was Sie konkret tun können
Es gibt mehr als einen richtigen Weg. In der Reihenfolge steigenden Aufwands:
- Postfach plus revisionssicheres Archivsystem. Sie behalten Ihren Posteingang und legen die Originaldateien zusätzlich in einem Archiv ab, das Unveränderbarkeit und Protokollierung sicherstellt. Diszipliniert umsetzbar — aber die Ablage bleibt Handarbeit, und Handarbeit wird im Urlaub vergessen.
- Ihr Buchhaltungs- oder ERP-System nutzen, sofern es E-Rechnungen empfängt und archiviert. Wenn Sie ohnehin damit arbeiten, ist das oft die einfachste Antwort.
- Eine Software für den Rechnungseingang. Sie holt die Rechnungen selbst aus dem Postfach, prüft sie gegen die offiziellen Regeln, legt sie unveränderbar ab und übergibt sie an die Buchhaltung.
Und wo steht ERIT?
Zum Produkt: ERIT ist die dritte Variante. Es holt E-Rechnungen per IMAP aus Ihrem Postfach, prüft sie gegen die offiziellen KOSIT-Regeln (EN 16931 und BR-DE), legt sie mit Hash-Kette und Protokoll ab, erzeugt die passende Verfahrensdokumentation und exportiert Buchungsstapel im DATEV-EXTF-Format — alles auf Ihrem eigenen Windows-Rechner, ohne Cloud.
Ob Sie das brauchen, hängt davon ab, wie viele Rechnungen bei Ihnen eingehen und wie viel Handarbeit Sie sich zumuten wollen. Bei fünf Rechnungen im Monat reicht eine disziplinierte Ablage völlig. Bei fünfzig reicht sie erfahrungsgemäß nicht.
Vergleich: Postfach, Cloud-Buchhaltung und lokale Software →
Häufige Fragen
Reicht Outlook, um E-Rechnungen zu empfangen?
Ja. Die Empfangspflicht seit dem 1. Januar 2025 verlangt ein Postfach, das strukturierte Rechnungen entgegennehmen kann. Die Pflicht endet damit aber nicht: Die Rechnung muss anschließend im strukturierten Originalformat unveränderbar aufbewahrt und prüfbar vorgehalten werden.
Ist ein E-Mail-Postfach ein GoBD-konformes Archiv?
Nein. In einem Postfach lassen sich Nachrichten löschen und verschieben, Anhänge können ersetzt werden, und es gibt kein Protokoll darüber. Die GoBD verlangen Unveränderbarkeit, Nachvollziehbarkeit und Vollständigkeit über die gesamte Aufbewahrungsfrist von acht Jahren.
Reicht es, die E-Rechnung als PDF zu speichern?
Nein. Aufzubewahren ist die strukturierte Datei selbst — die XML-Datei der XRechnung beziehungsweise das ZUGFeRD-PDF mit eingebettetem XML. Ein Ausdruck oder ein separat erzeugtes PDF ist eine Ansicht des Belegs, nicht der Beleg.
Stand: 31.08.2026. Dieser Text gibt den Rechtsstand allgemein wieder und ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung. Für Ihren Einzelfall fragen Sie bitte Ihren Steuerberater.