E-Rechnung-Software im Vergleich

Fünf Angebote im Vergleich

Verglichen wird, was für den Rechnungseingang zählt: Empfang, Prüfung, Archiv, Übergabe an die Steuerberatung, Speicherort und Preis. Die Angaben zu den anderen Anbietern stammen von deren eigenen Websites (Stand 12.10.2026). Steht dort zu einem Punkt nichts, steht hier „keine Angabe“. Das heißt nicht, dass es die Funktion nicht gibt, sondern nur, dass der Anbieter sie auf den verlinkten Seiten nicht beschreibt.

Wörtliche Angaben in Anführungszeichen sind Aussagen der Anbieter, keine eigene Prüfung. Preise ohne Aktionsrabatte. sevDesk und Lexware Office warben am Stichtag mit befristeten Rabatten. Die tatsächlichen Konditionen stehen beim jeweiligen Anbieter.

Worin sich die Angebote unterscheiden

• Kostenloser Einstieg. Bei kostenlose-erechnung.de prüfen Sie drei Rechnungen im Monat ohne Anmeldung, B2Brouter Basic kostet für bis zu 24 Transaktionen im Jahr nichts.
• Team. Alle fünf laufen im Browser. B2Brouter nennt zwei Benutzer im Tarif Professional und zehn im Tarif Business.
• Buchhaltung inklusive. sevDesk und Lexware Office sind Buchhaltungsprogramme. Wer ohnehin EÜR und Umsatzsteuer-Voranmeldung im selben Programm erledigen will, ist dort gut aufgehoben.
• Direkter Weg in die Kanzlei. DATEV Unternehmen online legt die Belege im DATEV-Rechenzentrum ab, wo die Kanzlei sie sieht. Lexware Office überträgt über die DATEV-Datenservices.
• Empfang über Peppol. B2Brouter nennt den Empfang über das Peppol-Netz ab dem Tarif Professional.
• Prüfregeln. Keines der fünf Angebote nennt auf den verlinkten Seiten die Version der KoSIT-Prüfregeln, gegen die es prüft.

Die drei Wege im Überblick

Postfach mit disziplinierter Ablage

Sie empfangen die Rechnung wie bisher und legen die Originaldatei zusätzlich strukturiert ab. Das kostet nichts und ist bei kleinen Mengen vertretbar.

Grenze: Ein Postfach ist kein Archiv, es fehlen die Unveränderbarkeit und das Protokoll. Und die Ablage bleibt Handarbeit. Ausführlich: Reicht Outlook für E-Rechnungen?

Passt, wenn Sie wenige Rechnungen im Monat erhalten und die Ablage zuverlässig durchhalten.

Cloud-Dienst

Ein Online-Dienst, der den Rechnungseingang mit erledigt, oft als Teil einer Buchhaltung. Rechnungen kommen herein, werden abgelegt und gehen an die Steuerberatung. Bequem, überall erreichbar, nichts zu installieren.

Grenze: Die laufenden Kosten enden nicht, und die Rechnungsdaten liegen beim Anbieter. Für die meisten Betriebe ist das unproblematisch. Berufsgeheimnisträger nach § 203 StGB, etwa Ärztinnen, Anwälte und Steuerkanzleien, müssen den Anbieter zusätzlich zur Verschwiegenheit verpflichten. Mehr dazu im Ratgeber E-Rechnung ohne Cloud.

Passt, wenn mehrere Personen an verschiedenen Orten arbeiten, Sie ohnehin eine Buchhaltung suchen oder Ihre Steuerkanzlei eine bestimmte Plattform voraussetzt.

Lokale Software

Ein Programm auf Ihrem eigenen Windows-Rechner. Die Rechnungsdaten bleiben im Haus, es fällt kein Abonnement an.

Grenze: Sie sind für Datensicherung und Rechnerpflege selbst zuständig, und der Zugriff hängt an diesem Arbeitsplatz. Achten Sie darauf, ob ein Produkt eingehende Rechnungen wirklich verarbeitet oder nur anzeigt. Viele lokale Programme sind zum Rechnungsschreiben gebaut, und der Empfang ist eine Anzeige ohne Prüfung, ohne Archiv und ohne Übergabe an die Buchhaltung.

Passt, wenn die Daten im Haus bleiben sollen, Sie kein weiteres Abo möchten und an einem festen Arbeitsplatz arbeiten.

Worauf Sie beim Vergleich achten sollten

• Prüfung oder nur Anzeige? Fragen Sie, ob gegen die offiziellen KoSIT-Regeln (EN 16931 und die deutschen BR-DE-Regeln) geprüft wird und mit welcher Version. Welche Meldungen dabei typisch sind, zeigen die XRechnung-Fehlercodes im Klartext.
• Was heißt „Archiv“? Ein Ordner ist kein Archiv. Gefragt sind Unveränderbarkeit, ein lückenloses Protokoll und ein Export, den ein Prüfer entgegennehmen kann. Was die GoBD verlangen, steht im Ratgeber E-Rechnungen GoBD-konform archivieren.
• Verfahrensdokumentation. Wird sie mitgeliefert oder müssen Sie sie selbst schreiben?
• Übergabe an die Buchhaltung. „Steuerberater-Schnittstelle“ kann vieles heißen. Lassen Sie sich zeigen, welches Format entsteht und ob die Kanzlei es importieren kann.
• Was passiert, wenn Sie aufhören zu zahlen? Kommen Sie dann noch an Ihr Archiv? Rechnungen sind acht Jahre aufzubewahren.
• Wo liegen die Daten? Grundsätzlich im Inland; elektronisch auch in einem anderen EU-Staat, wenn ein vollständiger Online-Zugriff gewährleistet ist. Dann teilen Sie dem Finanzamt den Aufbewahrungsort mit (§ 14b Abs. 2 Satz 2 und 3 UStG). Wie Sie zwischen lokaler Software und Cloud-Dienst abwägen, steht im Ratgeber E-Rechnungen lokal oder in der Cloud. Für Berufsgeheimnisträger: Gibt es eine Verschwiegenheitsvereinbarung und eine Liste der Unterauftragsverarbeiter?

Und ERIT?

In eigener Sache: ERIT hat bis Oktober 2026 eine Windows-Software verkauft. Sie wird nicht mehr angeboten. ERIT bietet jetzt ERIT Cloud an, einen Dienst im Browser für den Rechnungseingang von Betrieben und den Zugang ihrer Steuerkanzlei. Er prüft nach den KoSIT-Regeln mit Nennung der Version, archiviert mit Protokoll und Export, gibt der Kanzlei einen Lesezugang mit DATEV-Export und läuft mit Hosting in der EU. Eine Buchhaltung ist ERIT Cloud nicht. Preise und Buchung: Preise.

Wie ein DATEV-Export aussehen sollte, beschreibt der Ratgeber E-Rechnung DATEV-Export.

Häufige Fragen

Was kostet Software für E-Rechnungen?

Bei den hier verglichenen Cloud-Diensten reicht die Spanne am 12.10.2026 von kostenlosen Einstiegstarifen mit Mengengrenze bis zu Abos wie 229 € pro Jahr (kostenlose-erechnung.de Business Plus) oder 32,90 € pro Monat (Lexware Office XL), jeweils zuzüglich Umsatzsteuer.

Gibt es kostenlose Software zum Empfangen von E-Rechnungen?

Ja, mit Grenzen. kostenlose-erechnung.de prüft im Start-Tarif drei Rechnungen im Monat, B2Brouter Basic erlaubt bis zu 24 Transaktionen im Jahr. Zum reinen Ansehen einzelner Dateien gibt es außerdem kostenlose Viewer, etwa unseren XRechnung-Viewer, der die Datei nicht hochlädt.

Brauche ich eine E-Rechnungssoftware, wenn ich schon ein Buchhaltungsprogramm habe?

Meist nicht. Wenn Ihr Buchhaltungs- oder ERP-System E-Rechnungen empfängt, prüft und unveränderbar archiviert, ist das der einfachste Weg. Eine zusätzliche Lösung lohnt sich vor allem dann, wenn der Rechnungseingang außerhalb dieses Systems stattfindet oder die Daten das Haus nicht verlassen sollen.

Wann ist lokale Software die bessere Wahl?

Wenn die Rechnungsdaten im Haus bleiben sollen, wenn kein dauerhaftes Abonnement gewünscht ist oder wenn an einem festen Arbeitsplatz gearbeitet wird. Auch Berufsgeheimnisträger nach § 203 StGB dürfen einen Cloud-Dienst nutzen, wenn sie ihn zur Verschwiegenheit verpflichten; eine lokale Lösung erspart diesen Schritt. Wer Zugriff von mehreren Orten oder im Team braucht, ist mit einem Cloud-Dienst besser bedient.

Passend dazu: Reicht Outlook für E-Rechnungen?, E-Rechnungen lokal oder in der Cloud prüfen und archivieren, E-Rechnungen empfangen: was seit 2025 Pflicht ist und E-Rechnungen an DATEV übergeben.

Quellen

1. GoBD, BMF-Schreiben vom 28.11.2019 in der geänderten Fassung (AO-Handbuch 2026, Anhang 33)
2. § 14b UStG: Aufbewahrung von Rechnungen
3. BMF: Fragen und Antworten zur Einführung der obligatorischen E-Rechnung

Stand: 12.10.2026. Dieser Text gibt den Rechtsstand allgemein wieder und ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung. Für Ihren Einzelfall fragen Sie bitte Ihre Steuerberatung.