E-Rechnung-Software im Vergleich
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Kurz gesagt: Für eingehende E-Rechnungen gibt es drei ernsthafte Wege — Postfach mit Ablage, Cloud-Buchhaltung, oder lokale Software. Welcher passt, hängt an drei Fragen: Wie viele Rechnungen? Dürfen die Daten das Haus verlassen? Arbeiten mehrere Personen daran? Diese Seite beantwortet auch, wann ERIT die falsche Wahl ist.
Die drei Wege
| Postfach + Ablage | Cloud-Buchhaltung | Lokale Software | |
|---|---|---|---|
| Kosten | keine direkten | ca. 10–30 € / Monat, teils zzgl. Gebühr je Dokument | ca. 180–400 € einmalig, oft zzgl. jährlicher Pflege |
| Wo liegen die Daten | im Postfach | beim Anbieter | auf Ihrem Rechner |
| Unveränderbare Aufbewahrung | nein | meist ja | je nach Produkt |
| Automatischer Rechnungseingang | nein | ja | je nach Produkt |
| Zugriff von mehreren Orten | über das Postfach | ja | nein |
| Läuft ohne Internet | nein | nein | ja |
| Kosten enden irgendwann | — | nein | ja |
Preisspannen sind Marktbeobachtungen vom August 2026 und dienen nur der Einordnung. Die tatsächlichen Konditionen entnehmen Sie bitte den Angaben der jeweiligen Anbieter.
Postfach mit disziplinierter Ablage
Sie empfangen die Rechnung wie bisher und legen die Originaldatei zusätzlich strukturiert ab. Kostet nichts und ist bei kleinen Mengen völlig vertretbar.
Grenze: Ein Postfach ist kein Archiv — es fehlt die Unveränderbarkeit und das Protokoll. Und die Ablage bleibt Handarbeit. Ausführlich: Reicht Outlook für E-Rechnungen?
Passt, wenn Sie wenige Rechnungen im Monat erhalten und die Ablage zuverlässig durchhalten.
Cloud-Buchhaltung
Eine vollständige Buchhaltungslösung, die den Rechnungseingang mit erledigt: Rechnungen kommen automatisch herein, werden archiviert und gehen an die Buchhaltung. Bequem, überall erreichbar, nichts zu installieren.
Grenze: Die laufenden Kosten enden nie, und die Rechnungsdaten liegen beim Anbieter. Für die meisten Betriebe ist das unproblematisch — für Berufsgeheimnisträger nach § 203 StGB, etwa Ärztinnen, Anwälte und Steuerkanzleien, ist es eine rechtliche Frage und keine Geschmacksfrage.
Passt, wenn mehrere Personen an verschiedenen Orten arbeiten, Sie ohnehin eine Buchhaltungslösung suchen, oder Ihr Steuerbüro eine bestimmte Plattform voraussetzt.
Lokale Software
Ein Programm auf Ihrem eigenen Windows-Rechner. Die Rechnungsdaten bleiben im Haus, es fällt kein Abonnement an.
Grenze: Sie sind für Datensicherung und Rechnerpflege selbst zuständig, und der Zugriff hängt an diesem Arbeitsplatz. Achten Sie beim Vergleich genau darauf, ob ein Produkt eingehende Rechnungen wirklich verarbeitet oder nur anzeigt — viele lokale Programme sind primär zum Rechnungsschreiben gebaut, und der Empfang ist eine Anzeigefunktion ohne echte Prüfung, ohne Archiv und ohne Buchungsstapel.
Passt, wenn die Daten im Haus bleiben sollen, Sie kein weiteres Abo möchten und an einem festen Arbeitsplatz arbeiten.
Worauf Sie beim Vergleich achten sollten
- Prüfung oder nur Anzeige? Fragen Sie, ob gegen die offiziellen KOSIT-Regelsätze (EN 16931 und BR-DE) geprüft wird — oder ob die Datei nur lesbar dargestellt wird.
- Was heißt „Archiv“? Ein Ordner ist kein Archiv. Gefragt sind Unveränderbarkeit, ein lückenloses Protokoll und ein Export, den ein Prüfer entgegennehmen kann.
- Verfahrensdokumentation. Wird sie mitgeliefert oder müssen Sie sie selbst schreiben?
- Übergabe an die Buchhaltung. „Steuerberater-Schnittstelle“ kann alles heißen. Lassen Sie sich zeigen, welches Format erzeugt wird und ob es tatsächlich importiert werden kann.
- Was passiert, wenn Sie aufhören zu zahlen? Kommen Sie dann noch an Ihr Archiv? Die Aufbewahrungsfrist beträgt acht Jahre.
Wann ERIT nicht die richtige Wahl ist
Wir sagen das lieber vorher als nach dem Kauf. ERIT ist die falsche Entscheidung, wenn Sie:
- eine vollständige Buchhaltung suchen — ERIT bucht nicht, es bereitet den Rechnungseingang auf und übergibt ihn;
- Zugriff von mehreren Rechnern oder von unterwegs brauchen — ERIT läuft an einem Arbeitsplatz;
- auf macOS oder Linux arbeiten — ERIT ist eine Windows-Anwendung;
- fast nur Rechnungen schreiben und kaum welche empfangen;
- mit Ihrem Steuerbüro bereits eine Plattform nutzen, die den Rechnungseingang mit erledigt, und keine Bedenken wegen des Speicherorts haben — dann wäre ERIT ein Rückschritt an Bequemlichkeit.
Wann ERIT passt
Wenn Sie E-Rechnungen empfangen, sie im Haus behalten wollen, kein Abo möchten und Ihrem Steuerbüro einen fertigen DATEV-Buchungsstapel statt eines Ordners voller PDFs übergeben wollen. ERIT holt Rechnungen per IMAP aus dem Postfach, prüft sie gegen die offiziellen KOSIT-Regeln, legt sie mit Hash-Kette und Protokoll ab, erzeugt die Verfahrensdokumentation und exportiert nach DATEV EXTF — auf Ihrem Rechner, ohne Cloud.
Häufige Fragen
Was kostet Software für E-Rechnungen?
Cloud-Buchhaltungslösungen liegen üblicherweise bei rund 10 bis 30 € pro Monat, teils mit zusätzlichen Gebühren je Dokument. Lokale Kaufsoftware liegt meist zwischen etwa 180 und 400 € einmalig, oft mit optionaler jährlicher Softwarepflege. Über mehrere Jahre gerechnet ist die Kaufvariante meist günstiger, die Cloud-Variante dafür anfangs risikoärmer.
Brauche ich eine E-Rechnungssoftware, wenn ich schon ein Buchhaltungsprogramm habe?
Meist nicht. Wenn Ihr Buchhaltungs- oder ERP-System E-Rechnungen empfängt, prüft und revisionssicher archiviert, ist das der einfachste Weg. Eine zusätzliche Lösung lohnt sich vor allem dann, wenn der Rechnungseingang außerhalb dieses Systems stattfindet oder die Daten das Haus nicht verlassen sollen.
Wann ist lokale Software die bessere Wahl?
Wenn Rechnungsdaten aus rechtlichen Gründen im Haus bleiben müssen, etwa bei Berufsgeheimnisträgern nach § 203 StGB, wenn kein dauerhaftes Abonnement gewünscht ist, oder wenn an einem festen Arbeitsplatz gearbeitet wird. Wer Zugriff von mehreren Orten oder im Team braucht, ist mit einer Cloud-Lösung besser bedient.
Stand: 31.08.2026. Dieser Text gibt den Rechtsstand allgemein wieder und ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung. Für Ihren Einzelfall fragen Sie bitte Ihren Steuerberater.