Die Unterschiede auf einen Blick
| XRechnung | ZUGFeRD | |
|---|---|---|
| Aufbau | Reine XML-Datei | PDF/A-3 mit eingebettetem XML |
| Für Menschen lesbar | Nur mit Viewer | Ja, es ist ein PDF |
| Typisches Umfeld | Öffentliche Auftraggeber | B2B, gemischte Empfänger |
| Dateigröße | Sehr klein | Größer (PDF-Anteil) |
| Norm | EN 16931 | EN 16931 |
Wann welches Format?
XRechnung, wenn Sie an öffentliche Auftraggeber fakturieren. Bund und die meisten Länder verlangen sie, meist zusammen mit einer Leitweg-ID, über die die Rechnung intern zugeordnet wird.
ZUGFeRD, wenn Ihre Empfänger gemischt sind. Ein Kunde, dessen Buchhaltung noch nicht auf E-Rechnung umgestellt hat, sieht weiterhin ein normales PDF und kann damit arbeiten; ein Kunde mit passender Software liest automatisch das XML. Das macht ZUGFeRD zum verträglicheren Format während der Übergangszeit bis 2028.
Ein Detail bei ZUGFeRD: die Profile
ZUGFeRD kennt Ausbaustufen. Nur ab dem Profil EN 16931 (Comfort) aufwärts enthält die Datei alle Felder, die die Norm für eine vollwertige E-Rechnung verlangt. Die schlankeren Profile Minimum und Basic WL sind für die E-Rechnungspflicht nicht ausreichend: sie transportieren nur Teildaten.
Wenn Sie ZUGFeRD ausstellen, achten Sie also nicht nur auf das Format, sondern auf das Profil.
Warum die Frage beim Empfang gar nicht gestellt wird
Beim Ausstellen entscheiden Sie. Beim Empfangen entscheidet Ihr Lieferant, und der schickt, was seine Software erzeugt. Eine Eingangsverarbeitung, die nur eines der beiden Formate kann, wird Ihnen früher oder später um die Ohren fliegen.
ERIT verarbeitet beide Formate gleichermaßen, beim Empfang wie beim Versand, und validiert sie gegen dieselben KOSIT-Regeln.
Hinweis: Dieser Ratgeber gibt einen allgemeinen Überblick (Stand: August 2026) und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Für Ihren konkreten Fall wenden Sie sich bitte an Ihre Steuerberatung.